Afhending skjala til Þjóðskjalasafns

Skipulag og skjöl ehf. hafa veitt Fjölbrautaskólanum í Breiðholti ráðgjöf um skjalastjórnun. Meðal verkáfanga skjalastjórnunar var afhending eldri skjala til Þjóðskjalasafns Íslands. Þetta eru söguleg skjöl frá upphafi skólastarfsins árið 1975 til ársins 1990. Í skjalasendingunni eru fundargerðir, skjöl úr málasafni varðandi forsögu skólans og starfsemi, námsferlar, umsóknir um skólavist, prófskírteini og einkunnir nemenda.

Skjölin verða varðveitt hjá Þjóðskjalasafni og verður hægt að fletta gögnunum upp í skjalaskrá sem aðgengileg er á heimasíðu safnsins (skjalasafn.is).

Fyrri mynd: Guðrún Hrefna Guðmundsdóttir, skólameistari FB fylgir úr hlaði fyrstu skjalasendingunni. Seinni mynd: Meðal þeirra sem koma að skjalastjórnun FB eru þau Víðir Stefánsson, aðstoðarskólameistari, Berglind Halla Jónsdóttir, áfangastjóri, Viðar Ágústsson, umsjónarmaður fasteigna, Alfa Kristjánsdóttir, Skipulagi og skjölum ehf. og Ingibjörg Dís Geirsdóttir, fjármálastjóri skólans.

Ferðamálastofa hefur fengið heimild Þjóðskjalasafns Íslands til rafrænna skila á skjölum til safnsins. Eldri skjölum Ferðamálastofu verður skilað reglulega rafrænt til safnsins. Skjölin eru ekki lengur vistuð á pappír. Þetta er liður í skjalastjórnun Ferðamálastofu. Ferðamálastofa hefur eftirlit með gæða- og skipulagsmálum ferðaþjónustu á Íslandi. Með góðri skjalastjórnun batnar þjónusta við viðskiptavini og komið er til móts við kröfur í opinberri stjórnsýslu.

Skjöl Ferðamálastofu verða framvegis varðveitt í vörsluútgáfu sem afhent verður Þjóðskjalasafni í fyrsta skiptið í upphafi árs 2020. Alfa Kristjánsdóttir hjá Skipulagi og skjölum ehf. Veitti ráðgjöf um verkefnið.

Varanleg vistun skjala á rafrænu formi er nýlegt viðfangsefni á Íslandi. Reglur um rafræn opinber skjöl og skil á þeim til langtímavarðveislu voru fyrst sett hér á landi árið 2009. Samkvæmt upplýsingum frá Þjóðskjalasafni Íslands hafa 17 stofnanir og sveitarfélög afhent skjöl á rafænu formi til safnsins, en fjölmargir opinberir aðilar eru í umsóknarferli Þeir sem vilja kynna sér skjalastjórnun og rafræn skil geta sótt fræðslu um viðfangsefnið hjá Skipulagi og skjölum ehf.