Sandgerðisbær fyrsta sveitarfélagið með rafræn skjalaskil

Skipulag og skjöl ehf. veittu ráðgjöf um þetta verkefni og óskum við Sandgerðisbæ til hamingju með árangurinn.

„Þjóðskjalasafn Íslands hefur veitt Sandgerðisbæ heimild til að hefja rafræna skjalavörslu og skila gögnum á rafrænu formi til safnsins til langtímavarðveislu. Sandgerðisbær er fyrsta sveitarfélagið hérlendis sem fær slíka heimild.“ Þetta segir í tilkynningu frá Þjóðskjalasafni Íslands.

„Um er að ræða heimild til að afhenda gögn á rafrænu formi úr skjalavörslukerfi bæjarins. Sandgerðisbær mun því hætta að prenta út gögn úr kerfinu til varðveislu og varðveita gögnin eingöngu á rafrænu formi. Undanfarna mánuði hafa starfsmenn Sandgerðisbæjar og Þjóðskjalasafns ásamt Skipulagi og skjölum unnið að málinu í góðu samstarfi. Fyrsta afhending á rafrænum gögnum Sandgerðisbæjar verður árið 2017. Sandgerðisbær er afhendingarskyldur til Þjóðskjalasafns þar sem sveitarfélagið er ekki aðili að héraðsskjalasafni.“

Að sögn Sigrúnar Árnadóttur, bæjarstjóra í Sandgerði, er rafræn skráning skjala liður í áherslu á faglega stjórnsýslu og auðveldar yfirsýn ogrekjanleika mála auk þess sem þjónusta við bæjarbúa verður betri.

„Um leið verður umtalsverður sparnaður á pappír og geymsluplássi“, segir Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri í Sandgerði.

„Þjóðskjalasafn setti árið 2009 fyrst reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Síðan hafa stofnanir og embætti ríkisins tilkynnt alls 146 gagnakerfi til safnsins og fjöld ríkisstofnana fengið heimild til rafrænnar skjalavörslu. Þjóðskjalasafn hefur fengið til varðveislu alls 17 afhendingar á rafrænum gögnum og á næstu árum munu rafræn gögn í safnkosti Þjóðskjalasafns margfaldast.

Að sögn Eiríks G. Guðmundssonar, þjóðskjalavarðar, eru enn fjölmörg gagnakerfi hjá hjá hinu opinbera sem sem eftir á að tilkynna safninu svo hægt sé að tryggja varðveislu og aðgengi að upplýsingum í þeim til framtíðar,“ segir í tilkynningu.