Ferðamálastofa með rafræn skil á skjölum


Ferðamálastofa hefur fengið heimild Þjóðskjalasafns Íslands til rafrænna skila á skjölum til safnsins. Eldri skjölum Ferðamálastofu verður skilað reglulega rafrænt til safnsins. Skjölin eru ekki lengur vistuð á pappír. Þetta er liður í skjalastjórnun Ferðamálastofu. Ferðamálastofa hefur eftirlit með gæða- og skipulagsmálum ferðaþjónustu á Íslandi. Með góðri skjalastjórnun batnar þjónusta við viðskiptavini og komið er til móts við kröfur í opinberri stjórnsýslu.


Rafræn skjalavarsla hófst 1. september síðastliðinn. Skjöl Ferðamálastofu verða framvegis varðveitt í vörsluútgáfu sem afhent verður Þjóðskjalasafni í fyrsta skiptið í upphafi árs 2020. Undanfarna mánuði hefur Alfa Kristjánsdóttir hjá Skipulagi og skjölum ehf. unnið að verkefninu í samstarfi við starfsmenn Ferðamálastofu og Þjóðskjalasafns Íslands.


 

Skipulag og skjöl ehf | Laugalind 6, 201 Kópavogi | skipulag@vortex.is |695 6706 (Sigmar) og 845 6487 (Alfa)
Skipulag og skjöl á facebook

Haskólinn á Bifröst

Skjalastjórnun innleidd


Að Háskólanum að Bifröst hefur verið tekin upp skjalastjórnun samkvæmt alþjóðastaðlinum ISO 15489. Skipulag og skjöl ehf. veittu ráðgjöf til skólans. Unnin var upplýsingaúttekt og mótaðar verklagsreglur og málalykill í samstarfi við starfsfólk skólans.  Skjalakerfið One Systems var innleitt með fræðslu (sjá mynd) og handleiðslu til einstakra starfsmanna. Skjalastjórnun Háskólans á Bifröst mun efla jafnt stjórnsýslu skólans sem akademískt starf.











Vilhjálmur Egilsson rektor Háskólans á Bifröst ásamt starfsmönnum á fræðsluviðburði um innleiðingu skjalakerfis.


Þann 19. og 20.mars sl. héldum við námskeiðið Inngangur að skjalastjórnun í Menningarmiðstöðinni Gerðubergi. Fjölbreyttur hópur starfsfólks sveitarfélaga, þjónustufyrirtækja ofl. sótti námskeiðið.  Næsta námskeið verður 15. og 16. október og stendur skráning yfir.

Vinna fyrir sveitarfélög

Skjalastjórnun felur í sér innleiðingu skjalakerfis (tölvuhugbúnaðar) á vinnustað. Mikilvægt er að rétt vinnubrögð við skráningu og vistun skjala séu tekin upp samhliða kaupum og uppsetningu skjalastjórnunarhugbúnaðar. Skjalastjórnun og gæðastjórnun passa vel saman.

 

Við fylgjum verkefninu úr hlaði með skráningu samþykkts verklags. Starfsmenn taka síðan við og sjá síðan sjálfir um daglega skjalastjórnun.











Sigrún Árnadóttir, bæjarstjóri hafði umsjón með upptöku skjalastjórnunar í Sandgerðisbæ. 


Skipulag og skjöl ehf. hafa undanfarið einbeitt sér að ráðgjöf um skjalastjórnun til sveitarfélaga. Að lokinni upplýsingaúttekt er veitt aðstoð við gerð flokkunarkerfis hvers sveitarfélags og gerð skjalaáætlunar (lífhlaupi skjals hrint í framkvæmd). Verklagsreglur eru mótaðar.  Markmiðið er bætt skjalavistun í samræmi við kröfur laga um sífellt betri þjónustu og upplýsingamiðlun til íbúa hvers sveitarfélags.


Með skjalastjórnunarvinnu næst fram bætt nýting skjalakerfis (tölvuhugbúnaðar til skjalastjórnunar).  Hjá Skipulagi og skjölum ehf. er veitt aðstoð við innleiðingu þeirra bættu vinnubragða sem skjalastjórnun felur í sér þannig að fjárfestingar í tölvubúnaði skili sér að fullu. Að lokinni upptöku skjalastjórnunar sjá starfsmenn sveitarfélagsins um daglega vistun og endurheimt skjala á nýjum forsendum skjalastjórnunar.

Nýtt námskeið í skjalastjórnun þann 14. og 15. október, 2015

smellið hér

Skjalastjórnunarnámskeið í Gerðubergi


Sandgerðisbær fyrsta sveitarfélagið með rafræn skjalaskil


Skipulag og skjöl ehf. veittu ráðgjöf um þetta verkefni og óskum við Sandgerðisbæ til hamingju með árangurinn.

„Þjóðskjalasafn Íslands hefur veitt Sandgerðisbæ heimild til að hefja rafræna skjalavörslu og skila gögnum á rafrænu formi til safnsins til langtímavarðveislu. Sandgerðisbær er fyrsta sveitarfélagið hérlendis sem fær slíka heimild.“ Þetta segir í tilkynningu frá Þjóðskjalasafni Íslands.



Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri Sandgerðisbæjar tekur við heimild til rafrænna skjalaskila úr hendi þjóðskjalavarðar.


„Um er að ræða heimild til að afhenda gögn á rafrænu formi úr skjalavörslukerfi bæjarins. Sandgerðisbær mun því hætta að prenta út gögn úr kerfinu til varðveislu og varðveita gögnin eingöngu á rafrænu formi. Undanfarna mánuði hafa starfsmenn Sandgerðisbæjar og Þjóðskjalasafns ásamt Skipulagi og skjölum unnið að málinu í góðu samstarfi. Fyrsta afhending á rafrænum gögnum Sandgerðisbæjar verður árið 2017. Sandgerðisbær er afhendingarskyldur til Þjóðskjalasafns þar sem sveitarfélagið er ekki aðili að héraðsskjalasafni.“

Að sögn Sigrúnar Árnadóttur, bæjarstjóra í Sandgerði, er rafræn skráning skjala liður í áherslu á faglega stjórnsýslu og auðveldar yfirsýn ogrekjanleika mála auk þess sem þjónusta við bæjarbúa verður betri.

„Um leið verður umtalsverður sparnaður á pappír og geymsluplássi“, segir Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri í Sandgerði.

„Þjóðskjalasafn setti árið 2009 fyrst reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Síðan hafa stofnanir og embætti ríkisins tilkynnt alls 146 gagnakerfi til safnsins og fjöld ríkisstofnana fengið heimild til rafrænnar skjalavörslu. Þjóðskjalasafn hefur fengið til varðveislu alls 17 afhendingar á rafrænum gögnum og á næstu árum munu rafræn gögn í safnkosti Þjóðskjalasafns margfaldast.

Að sögn Eiríks G. Guðmundssonar, þjóðskjalavarðar, eru enn fjölmörg gagnakerfi hjá hjá hinu opinbera sem sem eftir á að tilkynna safninu svo hægt sé að tryggja varðveislu og aðgengi að upplýsingum í þeim til framtíðar,“ segir í tilkynningu.

 

Varanleg vistun skjala á rafrænu formi er nýlegt viðfangsefni á Íslandi.  Reglur um rafræn opinber skjöl og skil á þeim til langtímavarðveislu voru fyrst sett hér á landi árið 2009.  Samkvæmt upplýsingum frá Þjóðskjalasafni Íslands hafa 17 stofnanir og sveitarfélög afhent skjöl á rafænu formi til safnsins, en fjölmargir opinberir aðilar eru í umsóknarferli.

Þeir sem vilja kynna sér skjalastjórnun og rafræn skil geta sótt fræðslu um viðfangsefnið hjá Skipulagi og skjölum ehf.














Ólöf Ýrr Atladóttir, ferðamálastjóri og Alfa Kristjánsdóttir, Skipulagi og skjölum ehf. huga að skjalastjórnun í rafrænu umhverfi.